Pengertian Tata Ruang Kantor Tata letak dan penataan peralatan yang ada di kantor ikut berpengaruh dalam memberikan rasa nyaman, baik bagi pegawai yang bekerja di kantor tersebut, maupun tamu yang datang, seperti relasi bisnis atau kolagen perusahaan. Keberadaan letak antara peralatan yang satu dengan lainnya yang tidak beraturan, kurangnya berfungsinya peralatan yang ada, atau pengaturan komposisi warna tidak baik dapat meyebabkan suasana kantor menjadi tidak nyaman. Meski sekilas terlihat sepele, ketidaknyamanan dapat memberikan efek pada berbagai aspek, salah satunya pegawai dapat merasa jenuh dengan suasana ruangan sehingga menjadi kurang produktif dalam berkarya. Pada akhirnya, hal tersebut ikut menghambat pencapaian tujuan perusahaan. Jadi, fungsi ruang kantor bukan sebagai tempat disimpannya berbagai peralatan yang ada, tetapi bagaimana peralatan yang ada didalam ruangan kantor dapat lebih berguna keberadaannya dan siapa pun dapat menikmati kenyamanannya. Sebelum mengetahui seperti apa tata ruang kantor yang nyaman, ada baiknya kita memahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan tata ruang kantor. Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu office layout atau sering disebut juga layout. Tata ruang kantor adalah pengaturan ruang kantor serta penyusunan alat-alat dan perabot kantor sesuai dengan luas lantai dan ruang kantor yang tersedia sehingga pegawai dapat bekerja dengan nyaman. Pengertian ini senada dengan apa yang telah disampaikan beberapa ahli administrasi dalam mendefinisikan tentang tata ruang kantor. Pengertian tersebut antara lain adalah sebagai berikut. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern 1996, tata ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para pegawainya. Litlefeld & Peterson dalam bukunya Modern Office Management 1956, tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan dan alat perlengkapan pada luas ruang yang tersedia. George Terry dalam bukunya Office Management and Control 1958, tata ruang perkantoran adalah penentuan kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari ruang untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dan faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak. Ida Nuraida dalam bukunya Manajemen Administrasi Perkantoran 2008, tata ruang kantor adalah pengaturan ruang kantor beserta alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pegawai. Quible 2002, mengungkapkan bahwa tata ruang kantor menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi pegawainya. Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor adalah penyiapan atau penggunaaan secara rinci terhadap peralatan yang ada didalam suatu kantor. Tata ruang kantor yang baik tidak hanya dapat membuat alur kerja menjadi lebih lancar, tetapi juga menambah keindahan suatu kantor. Drs. The Liang Gie mengungkapkan bahwa tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu meningkatkan produktivitas para pekerja. Selain itu, pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan beberapa keuntungan, di antaranya sebagai berikut. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai untuk berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu. Menjamin kelancaran proses pekerjaan. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu ruang tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. Asas dan Tujuan Ruang Kantor Asas-asas Tata Ruang Kantor Pembuatan tata ruang kantor tidak dapat dilakukan sembarangan, tetapi harus memperhatikan beberapa pedoman sehingga pembuatan dan penataan ruang kantor dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Richard Muther merumuskan enam asas pokok tata ruang yang baik. Keenam asas tersebut adalah sebagai berikut. Asas jarak terpendek Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, tata ruang yang baik adalah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan penyusunan tempat kerja pegawai, dan menempatkan alat-alat kerja, harus menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Jarak terpendek adalah garis lurus yang menghubungkan dua buah titik. Contohnya, penataan letak meja-meja dengan jarak antarmeja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antarpegawai dapat lebih cepat. Jarak antarmeja yang jauh membutuhkan beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain. Hal tersebut akan berbeda dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar. Tentu saja jarak yang tidak terlalu jauh akan lebih efisien. Asas rangkaian kerja Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Asas jarak terpendek tercapai jika para pegawai atau alat-alat ditaruh berdekatan menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini, suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesainya. Oleh karena itu, asas ini menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersagkutan. Pegawai yang urutan kerjanya berdekatan, ditempatkan dalam posisi terdekat sehingga pekerjaan dapat diselesaikan lebih cepat. Pegawai selalu melangkah maju, tidak bergerak mundur, atau menyilang. Bentuknya dapat berupa garis bersiku-siku, lingkaran, berwujud huruf L, atau U. Hal yang terpenting adalah prose situ selalu mengarah maju ke muka menuju proses penyelesaian pekerjaan. Asas penggunaan seluruh ruangan Suatu tata ruang yang baik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja ruang datar, tetapi juga ruang yang vertikal keatas maupun kebawah. Jadi, semua ruang dimanfaatkan penggunaannya. Ruang kosong yang tidak digunakan berakibat pada pemborosan dan ketidakefisienan. Asas integrasi kegiatan Tata ruang dan peralatan kantor harus diselesaikan dengan fungsi ruang yang digunakan. Contohnya dalam ruang rapat, peralatan yang ada haruslah peralatan yang fungsinya untuk membantu terselenggaranya kegiatan rapat dengan baik. Asas perubahan susunan tempat kerja Tata ruang yang baik adalah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tingkat kesukaran dan pengeluaran biaya yang seminim mungkin. Perubahan susunan tempat kerja sangat diperlukan agar pegawai tidak merasa bosan dengan ruang kerja yang menoton. Asas keamanan dan kepuasan pegawai Dalam menetukan tata ruang, faktor keamanan, kenyamanan, dan kepuasan pegawai juga harus diperhatikan. Ruangan yang nyaman dapat membuat pegawai betah berlama-lama di kantor sehingga mereka dapat bekerja lebih maksimal. Selain itu, produktivitas kerja juga dapat dicapai karena para pegawai bekerja dengan penuh semangat. Tujuan Tata Ruang Kantor Setiap perusahaan memiliki tujuan dalam penyusunan tata ruang kantor. Tujuan itu bisa terkait dengan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas yang hendak dicapai. Secara umum, tujuan dari penataan tata ruang kantor yang dikemukakan oleh Drs. The Liang Gie adalah sebagai berikut. Proses pengerjaan aktivitas kantor dapat dilakukan dengan jarak sependek mungkin. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat berjalan dengan lancar. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung memuaskan. Seluruh ruang dapat dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan Pihak luar yang mengunjungi kantor akan mendapat kesan yang baik tentang perusahaan tersebut. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu jika diperlukan. Sementara itu, Geoffrey Mills dan Oliver Standingford, dua orang ahli administrasi dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah sebagai berikut. Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi. Setiap ruangan dipergunakan sehingga menghasilkan manfaat yang besar. Penyediaan kondisi kerja yang baik bagi setiap pegawai. Memudahkan pengawasan untuk melihat proses kerja yang dilakukan pegawai. Meningkatkan rasa kesatuan dan loyalitas pada kelompok kerja. Memperlancar komunikasi dan arus kerja. Memisahkan ruangan agar jauh dari pelaksanaan kerja yang gaduh dan dapat mengganggu konsentrasi. Menghindari terjadinya saling ganggu antarpegawai. Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya pengadaan listrik dan telepon. Memberikan keamanan. Jenis Tata Ruang Kantor Tata Ruang Kantor Tertutup Closed Plan Offices Tata ruang kantor tertutup adalah ruangan untuk bekerja yang dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu. Beberapa kelebihan dari tata ruang kantor tertutup adalah sebagai berikut. Menjamin konsentrasi kerja Menjamin pekerjaan yang bersifat rahasia Aktivitas antarpegawai tidak terganggu karena terhindar dari kebisingan. Menimbulkan kesan positif pada relasi karena perusahaan dianggap lebih menghargai pegawai. Memudahkan pemeliharaan peralatan dan perabot kantor. Kelemahan tata ruang kantor ini, antara lain sebagai berikut. Membutuhkan biaya yang lebih besar untuk pemeliharaan ruangan, pengaturan, penerangan, dan biaya peralatan lainnya. Pemakaian ruangan kurang luwes/fleksibel jika ada perubahan dan perkembangan organisasi. Hubungan pribadi antarpegawai menjadi kurang erat karena masing-masing dibatasi oleh sekat atau ruang-ruang sehingga menyulitkan pegawai mengadakan komunikasi langsung. Pengawasan kerja pegawai relatif lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat. Tata Ruang Kantor Terbuka Open Place Offices Tata ruang kantor terbuka adalah ruang kerja yang cukup luas dan ditempati oleh beberapa pegawai untuk bekerja bersama di suatu ruangan tanpa dipisah oleh penyekat atau pembatas yang permanen. Brydone 2002 menjelaskan bahwa konsep ini dapat meningkatkan kerjasama antarpegawai dengan terciptanya lingkungan kantor yang mendukung komunikasi terbuka, sehingga produktivitas pekerjaan administrasi meningkat. Menurut Wah 1998 juga menyebutkan bahwa tata ruang ini dapat mendorong proses kreatif yang diharapkan dari pegawai yang berhubungan dengan hal-hal yang bersifat kreatif. Tata ruang kantor terbuka memiliki kelebihan, diantaranya sebagai berikut. Mudah dalam pegawasan, pengaturan cahaya, udara, warna, dan dekorasi Luwes/fleksibel jika diperlukan perubahan ruangan Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, penyeragaman kerja, dan pembagian peralatan kerja Biaya untuk pemeliharaan ruang kerja lebih hemat. Sementara itu, kelemahan tata ruang kantor terbuka adalah sebagai berikut. Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu, misalnya antarpegawai sering mengobrol. Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas. Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit untuk dilakukan. Kemungkinan adanya tumpukan berkas/kertas yang berserakan membuat pemandangan yang terlihat menjadi kurang baik. Tata Ruang Kantor Berhias/Berpanorama Landscape Offices Tata ruang kantor ini adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi, dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran tampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan, dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan. Kelebihan tata ruang kantor berhias/berpanorama adalah sebagai berikut. Pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja. Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan. Kebisingan dan kegaduhan dapat dihindari. Pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih efisien. Produktivitas kerja dapat meningkat sehingga tujuan organisasi mudah tercapai. Sementara itu, kelemahan tata ruang kantor berhias/berpanorama adalah sebagai berikut. Biaya cukup tinggi untuk membuat taman dan dekorasi lainnya Biaya pemeliharaan tinggi Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah Tata Ruang kantor Gabungan Mixed Offices Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk ruang kantor berkamar kerja, terbuka, dan bertaman hias. Karena ketiga bentuk ruang masing-masing mempunyai kerugian, untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan. Asas-Asas Pengorganisasian Kantor Pengorganisasian berasal dari kata dasar organisasi Organum, bahasa latin yang berarti alat atau badan’. Pada dasarnya, ada tiga ciri khusus dari organisasi, yaitu adanya sekelompok manusia, kerja sama yang harmonis, dan kerja sama tersebut berdasar atas hak, kewajiban, serta tanggung jawab masing-masing orang untuk mencapai tujuan. Tujuan kantor tercapai melalui kegiatan komunikasi, kalkulasi, pengelolaan warkat, laporan, dan prosedur rutin. Untuk memberikan kemudahan bagi pencapaian tujuan itu, manajemen kantor mengenal beberapa asas. Menurut Neuner dan Keeling dalam Modern Office Management 1970, terdapat delapan asas manajemen kantor, y aitu sebagai berikut. Asas Tujuan ini berarti bahwa manajemen kantor memerlukan suatu kebijaksanaan atau pedoman yang pasti sebelum suatu usaha dilaksanakan, berupa tujuan yang hendak dicapai dari sebuah pekerjaan dalam perusahaan. Setelah dirumuskan, tujuan tersebut harus dapat dimengerti oleh setiap pegawai. Dengan adanya pemahaman tentang tujuan yang akan dicapai dapat menjadi motivasi dalam diri pegawai untuk dapat mencapai tujuan tersebut. Asas Kesatuan Fungsi Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang harus bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran. Fungsi-fungsi utama dalam organisasi bisnis adalah produksi, distribusi, keuangan, dan personalia. Keseluruhan fungsi tersebut saling berhubungan dan mempengaruhi untuk mencapai tujuan perusahaan. Asas Hubungan Individual Organisasi yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang melangsungkan pekerjaan. Artinya, dalam setiap organisasi harus terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab yang pasti. Organisasi perkantoran merupakan sebuah sistem, tetapi dalam sistem tersebut masing-masing pekerjaan tetap akan diselesaikan oleh individu sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing. Asas Kesederhanaan Organisasi yang efektif didasarkan atas kesederhanaan dan hubungan satu sama lain yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahami suatu organisasi. Semakin mudah dipahami oleh setiap orang yang terlibat dalam organisasi, semakin efektif juga organisasi dalam perkantoran tersebut. Asas wewenang sepadan dengan Tanggung Jawab Setiap orang dalam organisasi harus memiliki wewenang yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugasnya. Asas Laporan kepada Atasan Tunggal Agar setiap pegawai mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, setiap pegawai harus menerima perintah dari satu orang atasan dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan tersebut. Jika dalam mengerjakan tugasnya pegawai harus bertanggung jawab kepada beberapa atasan sekaligus, dikhawatirkan dapat menimbulkan kekeliruan atau ketidaksepahaman dalam menerima perintah, karena masing-masing atasan bisa saja memiliki indikator yang berbeda dalam menilai hasil pekerjaan pegawai. Asas Pengawasan dan Kepemimpinan Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif harus dilakukan agar tujuan organisasi perkantoran dapat tercapai. Pengawasan yang efektif dapat mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Selain itu, pengawasan yang efektif juga merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang. Asas Jangkauan pengawas Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang manajer kantor atau seorang pengawas sebaiknya dibatasi. Semakin jauh pengawasan manajer, semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Tidak ada rumus yang tepat untuk menentukan jangkauan pengawasan. Hal itu disebabkan oleh tidak samanya kondisi di tiap perusahaan atau bahkan di tiap divisi dalam sebuah perusahaan. Menata Ruang Kantor Langkah awal yang harus dilakukan sebelum menata ruang kantor adalah mengetahui terlebih dahulu divisi-divisi yang ada dan keterkaitan dengan divisi lain dalam melaksanakan proses kerja. Artinya, sifat pekerjaan juga menjadi hal yang perlu diperhatikan. Hal ini diperlukan untuk menentukan tempat yang tepat bagi divisi tersebut. Beberapa pedoman untuk menata ruang kantor adalah sebagai berikut. Divisi yang sifatnya bertugas melayani publik sebaiknya berada di tempat yang mudah didatangi orang-orang luar tanpa mengganggu divisi lainnya. Tempat yang mudah didatangi biasanya di ruang terdepan gedung perusahaan. Divisi yang pekerjaannya berkaitan erat dengan divisi lain sebaiknya berada dalam satu tempat, terutama jika gedung perusahaan bertingkat-bertingkat. Letak divisi yang berkaitan di lantai yang sama akan membuat waktu dan tenaga menjadi efisien karena tidak harus berpindah lantai jika ada pekerjaan yang hendak dikoordinasikan. Divisi yang mengerjakan ketatausahaan dari perusahaan sebaiknya berada di tengah-tengah letak divisi lainnya sehingga divisi lain dapat menghubungi atau menandatanginya dengan mudah. Divisi yang sifat pekerjaannya menimbulkan suara bising sebaiknya dijauhkan dari divisi yang memerlukan konsentrasi tinggi.